Bước 1: Người có yêu cầu nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện, nộp trực tuyến tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã, Ủy ban nhân dân cấp huyện (nếu đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài).

Bước 2: Nếu hồ sơ nộp trực tiếp, Công chức Tư pháp - Hộ tịch, công chức phòng Tư pháp tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ, nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận và thu lệ phí đăng ký thường trú cho trẻ em theo quy định, đồng thời viết giấy nhận hồ sơ, hẹn trả kết quả từng loại việc cho người đi đăng ký; nếu hồ sơ thiếu hoặc không hợp lệ thì hướng dẫn người có yêu cầu bổ sung hoàn thiện hồ sơ; văn bản hướng dẫn phải ghi đầy đủ, rõ ràng loại giấy tờ cần bổ sung, hoàn thiện; cán bộ tiếp nhận hồ sơ ký, ghi rõ họ tên và giao cho người nộp hồ sơ.

- Nếu hồ sơ nộp qua đường bưu điện, yêu cầu bắt buộc phải kèm theo lệ phí đăng ký thường trú;

- Nếu hồ sơ nộp trực tuyến, việc nhận kết quả và thanh toán lệ phí (nếu có) được thực hiện trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân cấp xã, Ủy ban nhân dân cấp huyện.

- Trường hợp hồ sơ không thuộc thẩm quyền giải quyết thì giải thích, hướng dẫn người đi đăng ký đến đúng cơ quan có thẩm quyền giải quyết theo quy định.

Bước 3:

- Giải quyết đăng ký khai sinh: Ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ, Ủy ban nhân dân cấp xã, phòng Tư pháp cấp huyện thực hiện đăng ký khai sinh ngay trong ngày; trường hợp hồ sơ tiếp nhận sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay trong ngày thì tiến hành giải quyết trong ngày làm việc tiếp theo. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày cấp giấy khai sinh, công chức Tư pháp - Hộ tịch cấp xã hoặc cán bộ phòng Tư pháp cấp huyện có trách nhiệm:

+ Lập hồ sơ, chuyển dữ liệu đăng ký khai sinh trên Phần mềm hộ tịch hoặc trên Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch (nếu có) đến Hệ thống cơ sở dữ liệu ngành Bảo hiểm của Bảo hiểm xã hội cấp huyện; đối với trường hợp không thể thực hiện chuyển dữ liệu trên phần mềm, phải chuyển bằng hồ sơ giấy thì bàn giao hồ sơ cho cán bộ, công chức phụ trách công tác bảo hiểm y tế cấp xã để lập hồ sơ cấp Thẻ bảo hiểm y tế chuyển cho Bảo hiểm xã hội cấp huyện cấp Thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ em.

+ Lập hồ sơ đăng ký thường trú kèm 01 trích lục giấy khai sinh, lệ phí, sổ hộ khẩu gia đình cho cơ quan Công an có thẩm quyền (Việc đăng ký thường trú tại các huyện thì chuyển cho Công an xã, thị trấn thuộc huyện; trên địa bàn thành phố thuộc tỉnh thì chuyển cho Công an thành phố để đăng ký thường trú cho trẻ em).

+ Giải quyết đăng ký thường trú: Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký thường trú do Ủy ban nhân dân cấp xã chuyển đến, cơ quan Công an có thẩm quyền kiểm tra tính hợp pháp, đầy đủ của hồ sơ. Trường hợp hồ sơ, lệ phí đầy đủ, đúng quy định, cơ quan Công an có thẩm quyền thực hiện đăng ký thường trú cho trẻ em và trả kết quả đăng ký thường trú cho Ủy ban nhân dân cấp xã để trả cho người dân.

Trường hợp hồ sơ chưa đúng quy định thì ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan Công an có thẩm quyền phải thông báo cho Ủy ban nhân dân cấp xã biết để hoàn thiện hồ sơ và gửi lại cho cơ quan Công an có thẩm quyền để đăng ký thường trú cho trẻ em.

Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện đăng ký thường trú thì cơ quan Công an có thẩm quyền có văn bản trả lời kèm theo hồ sơ và lệ phí trả lại cho Ủy ban nhân dân cấp xã để xử lý theo quy định.

+ Thực hiện cấp thẻ bảo hiểm y tế: Trong thời gian 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận thông tin qua mạng điện tử hoặc gửi trực tiếp do ủy ban nhân dân cấp xã chuyển đến, Bảo hiểm xã hội cấp huyện có trách nhiệm kiểm tra thông tin và cấp thẻ bảo hiểm y tế. Nếu chuyển dữ liệu qua mạng điện tử, khi đến nhận kết quả cấp thẻ bảo hiểm y tế, Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm chuyển hồ sơ giấy cho Bảo hiểm xã hội cấp huyện.

* Trong trường hợp trẻ em bị bệnh nặng, bệnh hiểm nghèo cần phải điều trị tại cơ sở y tế, có xác nhận của Cơ sở y tế điều trị, việc đăng ký khai sinh và cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ được thực hiện theo thủ tục rút gọn như sau:

+ Ủy ban nhân dân cấp xã cấp Giấy khai sinh, đồng thời chuyển thông tin cấp thẻ bảo hiểm y tế qua mạng điện tử cho Bảo hiểm xã hội cấp huyện ngay trong ngày nhận hồ sơ;

+ Ngay sau khi tiếp nhận thông tin cấp thẻ bảo hiểm y tế, Bảo hiểm xã hội cấp huyện giải quyết cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ trong 01 ngày làm việc và chuyển giao cho Ủy ban nhân dân cấp xã;

+Việc giải quyết hồ sơ đăng ký thường trú được thực hiện như Quy trình thông thường.

Bước 4:

+ Trong thời hạn 15 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, người nộp hồ sơ đến Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đã nộp hồ sơ để nhận Giấy khai sinh, Thẻ bảo hiểm y tế, Hộ khẩu hoặc chuyển trả kết quả trực tiếp cho người dân qua đường bưu chính tùy theo đề nghị của người dân.

+ Khi trả Giấy khai sinh cho người có yêu cầu, công chức Tư pháp - Hộ tịch cấp xã hoặc cán bộ phòng Tư pháp cấp huyện ghi vào Sổ đăng ký khai sinh, yêu cầu người có yêu cầu ký tên vào Sổ đăng ký khai sinh và Giấy khai sinh.

+ Trường hợp thực hiện theo thủ tục rút gọn thì trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nộp hồ sơ, người nộp hồ sơ đến Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đã nộp hồ sơ để nhận kết quả: Giấy khai sinh, Thẻ bảo hiểm y tế.

- Hình thức nộp: Thực hiện trực tiếp hoặc ủy quyền cho người khác, thực hiện qua dịch vụ bưu chính công ích, thực hiện nộp trực tuyến tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã, Ủy ban nhân dân cấp huyện.

* Đối với hồ sơ đăng ký khai sinh:

+ Tờ khai đăng ký khai sinh (theo mẫu quy định);

+ Bản chính giấy chứng sinh do cơ sở y tế nơi trẻ em sinh ra cấp; nếu trẻ em sinh ra ngoài cơ sở y tế thì giấy chứng sinh được thay bằng văn bản xác nhận của người làm chứng; trường hợp không có người làm chứng thì người đi khai sinh phải làm giấy cam đoan về việc sinh là có thực. Đối với trường hợp trẻ em bị bỏ rơi thì nộp biên bản về việc trẻ em bị bỏ rơi thay cho giấy chứng sinh;

+ Trường hợp đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra do mang thai hộ thì nộp thêm văn bản chứng minh việc mang thai hộ theo quy định của pháp luật;

+ Xuất trình giấy tờ đăng ký cư trú của cha hoặc mẹ trẻ; giấy tờ tùy thân của người đi đăng ký; giấy chứng nhận kết hôn của cha mẹ trẻ (nếu có).

*Đối với hồ sơ đăng ký thường trú:

+ Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu (mẫu HK02);

+ Sổ hộ khẩu của cha, mẹ (bản chính) đối với trường hợp trẻ em đăng ký thường trú theo cha, mẹ;

+ Sổ hộ khẩu của mẹ hoặc của cha (bản chính) đối với trường hợp trẻ em đăng ký thường trú theo mẹ hoặc cha;

+ Sổ hộ khẩu của người nuôi dưỡng, chăm sóc trẻ (bản chính) đối với trường hợp trẻ em không đăng ký thường trú theo cha, mẹ;

Trường hợp trẻ em không đăng ký thường trú cùng hộ khẩu với cha, mẹ mà đăng ký thường trú theo hộ khẩu của người khác thì phải có ý kiến bằng văn bản của cha, mẹ, có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã, ý kiến đồng ý của chủ hộ và Sổ hộ khẩu của chủ hộ (bản chính);

Bản sao Trích lục giấy khai sinh của trẻ (sau khi được UBND đăng ký khai sinh).

* Đối với hồ sơ cấp thẻ bảo hiểm y tế:

+ Tờ khai tham gia bảo hiểm y tế (Mẫu TK1-TS);

+ Danh sách người tham gia BHYT (mẫu D03-TS) đối với trường hợp chuyển hồ sơ giấy.

Lưu ý: Trường hợp ủy quyền cho người khác làm thay thì phải có văn bản ủy quyền được công chứng hoặc chứng thực hợp lệ. Nếu người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì không cần phải có văn bản ủy quyền nhưng phải có giấy tờ chứng minh về mối quan hệ nêu trên.

- Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

Không quá 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong đó:

+ Đăng ký khai sinh: Thực hiện trong ngày tiếp nhận hồ sơ. Trường hợp hồ sơ tiếp nhận sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay trong ngày thì tiến hành giải quyết trong ngày làm việc tiếp theo.Việc trả Giấy khai sinh có thể thực hiện ngay sau khi đăng ký, trước khi có kết quả đăng ký thường trú và thẻ bảo hiểm y tế (tùy theo lựa chọn của người dân).

+ Đăng ký thường trú: Không quá 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

+ Cấp thẻ bảo hiểm y tế: Không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Trường hợp hồ sơ, thông tin chưa đầy đủ theo quy định, thì thời hạn trên được tính từ khi công dân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu.

Trường hợp giải quyết hồ sơ theo thủ tục rút gọn thì trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nộp hồ sơ, người nộp hồ sơ đến Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đã nộp hồ sơ để nhận Giấy khai sinh, Thẻ bảo hiểm y tế.

+ Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền đăng ký khai sinh trong nước, Ủy ban nhân dân cấp huyện có thẩm quyền đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài;

+ Công an xã, thị trấn có thẩm quyền đăng ký thường trú đối với đơn vị hành chính là huyện thuộc tỉnh; Công an thành phố có thẩm quyền đăng ký thường trú đối với đơn vị hành chính là thành phố thuộc tỉnh.

+ Bảo hiểm xã hội cấp huyện có thẩm quyền cấp thẻ BHYT cho trẻ em.

+ Ủy ban nhân dân cấp xã, Ủy ban nhân dân cấp huyện, cơ quan Công an có thẩm quyền đăng ký thường trú, Bảo hiểm xã hội cấp huyện.

Cá nhân.

Giấy khai sinh (bản chính), Sổ hộ khẩu đã đăng ký thường trú cho trẻ em và Thẻ bảo hiểm y tế hoặc văn bản từ chối, có nêu rõ lý do.

+ Đăng ký khai sinh: Miễn.

+ Cấp thẻ bảo hiểm y tế: Miễn.

+ Đăng ký thường trú: Mức thu tối đa đối với việc đăng ký thường trú một người nhưng không cấp sổ hộ khẩu tại các phường nội thành của thành phố Vĩnh Yên: 15.000 đồng/lần đăng ký. Đối với các khu vực khác, mức thu áp dụng tối đa bằng 50% (năm mươi phần trăm) mức thu trên.

Không thu lệ phí đăng ký cư trú đối với các trường hợp: Con dưới 18 tuổi của liệt sĩ; con dưới 18 tuổi của thương binh; hộ gia đình thuộc diện xoá đói, giảm nghèo; công dân thuộc xã, thị trấn vùng cao theo quy định của Ủy ban Dân tộc.

+ Tờ khai đăng ký khai sinh theo mẫu quy định tại Thông tư số 15/2015/TT-BTP ngày 16 tháng 11 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp được chỉnh lý, bổ sung theo Công văn số 1288/HTQTCT-HT ngày 15 tháng 9 năm 2016 của Cục Hộ tịch, Quốc tịch, Chứng thực - Bộ Tư pháp;

+ Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu theo mẫu HK02 quy định tại Thông tư số 36/2014/TT-BCA ngày 09 tháng 9 năm 2014 của Bộ Công an quy định về biểu mẫu sử dụng trong đăng ký, quản lý cư trú;

+ Tờ khai tham gia bảo hiểm y tế theo mẫu TK1-TS, Danh sách người tham gia bảo hiểm y tế theo mẫu D03-TS quy định tại Quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 14 tháng 4 năm 2017 của Tổng giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành Quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế.

- Việc đăng ký khai sinh cho trẻ em dưới 6 tuổi thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân cấp xã, UBND cấp huyện là trẻ có yếu tố nước ngoài đang cư trú ở trong nước.

- Các cơ quan có thẩm quyền thực hiện liên thông các thủ tục hành chính phải cùng thuộc địa bàn một huyện, thành phố thuộc tỉnh.

+ Luật Hộ tịch năm 2014;

+ Luật Cư trú năm 2006 (được sửa đổi, bổ sung tại Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Cư trú năm 2013);

+ Luật Bảo hiểm y tế năm 2008 (được sửa đổi, bổ sung tại Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Bảo hiểm y tế năm 2014);

+ Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ Quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch;

+ Nghị định số 31/2014/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2014 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Cư trú;

+ Nghị định số 105/2014/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2014 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Bảo hiểm y tế;

+ Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 04 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;

+ Thông tư liên tịch số 05/2015/TTLT-BTP-BCA-BYT ngày 10/6/2015 của liên Bộ: Tư pháp, Công an, Y tế hướng dẫn thực hiện liên thông các thủ tục hành chính về đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú, cấp Thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ em dưới 6 tuổi;

+ Thông tư số 15/2015/TT-BTP ngày 16/11/2015 của Bộ Tư pháp Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch;

+ Thông tư số 61/2014/TT-BCA ngày 20/11/2014 của Bộ Công an quy định về quy trình đăng ký cư trú;

+ Thông tư số 35/2014/TT-BCA ngày 09/9/2014 của Bộ Công an quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật cư trú và Nghị định số 31/2014/NĐ-CP ngày 18/4/2014 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật cư trú;

+ Thông tư số 36/2014/TT-BCA ngày 09/9/2014 của Bộ Công an quy định về biểu mẫu sử dụng trong đăng ký, quản lý cư trú;

+ Quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 14 tháng 4 năm 2017 của Tổng giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành Quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế;

+ Nghị quyết số 56/2016/NQ-HĐND ngày 12/12/2016 của HĐND tỉnh Vĩnh Phúc quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng các khoản phí, lệ phí, lệ phí thuộc thẩm quyền quyết định của HĐND tỉnh.