- Người sử dụng đất nộp hồ sơ tại Trung tâm hành chính công cấp huyện hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã nếu có nhu cầu.
- Thời gian nhận hồ sơ vào các ngày làm việc trong tuần
- Trường hợp nhận hồ sơ chưa đầy đủ, chưa hợp lệ thì trong thời gian tối đa 03 ngày, cơ quan tiếp nhận, xử lý hồ sơ phải thông báo và hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định.
- Cơ quan tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm ghi đầy đủ thông tin vào Sổ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả và trao Phiếu tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả cho người nộp hồ sơ; chuyển hồ sơ tới Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.
- Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai có trách nhiệm:
+ Thẩm tra hồ sơ, trích lục bản đồ địa chính hoặc trích đo địa chính thửa đất đối với nơi chưa có bản đồ địa chính, trích sao hồ sơ địa chính;
+ Kiểm tra hồ sơ, xác nhận vào đơn đề nghị về lý do cấp đổi Giấy chứng nhận;
+ Lập hồ sơ chuyển đến Văn phòng đăng ký đất đai để trình cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất;
+ Cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai;
- Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai trao Giấy chứng nhận cho người được cấp hoặc gửi Ủy ban nhân dân cấp xã để trao đối với trường hợp nộp hồ sơ tại cấp xã.
Trường hợp cấp đổi Giấy chứng nhận sau đo đạc lập bản đồ địa chính mà Giấy chứng nhận đã cấp đang thế chấp tại tổ chức tín dụng thì Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai có trách nhiệm thông báo danh sách các trường hợp làm thủ tục cấp đổi Giấy chứng nhận cho tổ chức tín dụng nơi nhận thế chấp quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất; xác nhận việc đăng ký thế chấp vào Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất sau khi được cơ quan có thẩm quyền ký cấp đổi.
Việc trao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất mới cấp đổi được thực hiện đồng thời giữa ba bên gồm Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai, người sử dụng đất và tổ chức tín dụng theo quy định như sau:
- Người sử dụng đất ký, nhận Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất mới từ Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai để trao cho tổ chức tín dụng nơi đang nhận thế chấp;
- Tổ chức tín dụng có trách nhiệm trao Giấy chứng nhận cũ đang thế chấp cho Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai để quản lý.
- Trường hợp cấp đổi theo bản đồ địa chính mà có sự chênh lệch về diện tích so với Giấy chứng nhận đã cấp thì Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai phối hợp cùng UBND cấp xã nơi có đất thực hiện kiểm tra hiện trạng sử dụng đất, xác định thời điểm, nguyên nhân chênh lệch để xem xét cấp Giấy chứng nhận theo quy định, cụ thể như sau:
+ Trường hợp có sự chênh lệch diện tích giữa số liệu đo đạc thực tế với số liệu ghi trên Giấy chứng nhận đã cấp mà được UBND cấp xã xác nhận ranh giới thửa đất đang sử dụng không thay đổi so với ranh giới thửa đất tại thời điểm có giấy tờ về quyền sử dụng đất, phần diện tích chênh lệch không phải do chuyển nhượng, không có tranh chấp với những người sử dụng đất liền kề, phù hợp với quy hoạch sử dụng đất, quy hoạch phát triển đô thị thì khi cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất diện tích đất được xác định theo số liệu đo đạc thực tế. Người sử dụng đất không phải nộp tiền sử dụng đất đối với phần diện tích chênh lệch nhiều hơn nếu có.
+ Trường hợp thửa đất đang sử dụng ổn định không có tranh chấp, diện tích đo đạc lại theo hiện trạng sử dụng nhỏ hơn so với giấy tờ về quyền sử dụng đất trước đây, thì diện tích cấp đổi Giấy chứng nhận theo diện tích hiện trạng đang sử dụng và người sử dụng đất không được lấy lại tiền sử dụng đất đã nộp cho Nhà nước phần diện tích giảm đó nếu có
+ Trường hợp đo đạc lại mà ranh giới thửa đất có thay đổi so với ranh giới thửa đất tại thời điểm có giấy tờ về quyền sử dụng đất và diện tích đất đo đạc thực tế nhiều hơn diện tích ghi trên giấy tờ về quyền sử dụng đất thì phần diện tích chênh lệch nhiều hơn (nếu có) được xem xét cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất sau khi đã được UBND cấp xã niêm yết công khai, lấy ý kiến khu dân cư về thời điểm sử dụng đất đối với phần diện tích tăng theo quy định tại Điều 99, Điều 101 của Luật Đất đai năm 2013.