Hướng dẫn thực hiện chữ ký số và ứng dụng zalo khi nộp hồ sơ tại Trung tâm Hành chính công tỉnh

31/10/2019

Zalo là một mạng xã hội có tới hơn 100 triệu tài khoản đăng ký và sử dụng rất thuận lợi. Với mục tiêu nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất cho tổ chức, cá nhân, Trung tâm Hành chính công tỉnh đã tận dụng lợi thế này, triển khai ký số, bàn ký điện tử và Zalo vào giải quyết TTHC. Để người dân không bỡ ngỡ trước những ứng dụng mới này, sau đây là những hướng dẫn cụ thể về quy trình thực hiện:

Bước 1. Đăng ký thành viên

Lần đầu tiên khi chưa kết bạn với Trung tâm Hành chính công, người nộp hồ sơ sử dụng Zalo quét mã QR đã được dán sau màn hình máy tính của cán bộ tiếp nhận hồ sơ thủ tục. Sau đó, người nộp hồ sơ bấm nút "QUAN TÂM". Từ đây đã trở thành thành viên của Trung tâm Hành chính công trên Zalo và có thể bắt đầu giao dịch TTHC.

Bước 2. Nộp hồ sơ

Nếu hồ sơ hợp lệ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ sẽ nhập hồ sơ vào phần mềm Hành chính công. Cán bộ sẽ ký số trên phần mềm, người nộp hồ sơ ký trên bàn ký điện tử, chữ ký của 2 bên sẽ được đưa đúng vào vị trí trên giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (giấy hẹn). Giấy hẹn này được phần mềm tự động chuyển 1 bản về cơ quan thụ lý theo luồng giải quyết, 1 bản gửi qua Zalo của người nộp hồ sơ, hoàn thành quá trình tiếp nhận hồ sơ không sử dụng giấy tờ.

Trong trường hợp hồ sơ phải nộp phí, lệ phí trước khi thụ lý, Zalo sẽ nhắn tin số phí, lệ phí tương ứng với mã hồ sơ phải nộp. Cán bộ ngân hàng sử dụng máy đọc mã QR để đọc mã hồ sơ trên điện thoại và thực hiện thu phí. Zalo sẽ gửi tin nhắn xác nhận hồ sơ đã nộp phí sau khi việc thu phí hoàn tất.

Bước 3. Trả kết quả:

Khi cơ quan, đơn vị đã thụ lý xong hồ sơ, trả kết quả về Trung tâm Hành chính công, cán bộ Trung tâm sẽ kiểm soát chất lượng kết quả, nếu đạt sẽ xác nhận kết quả. Ngay tức thì Zalo sẽ gửi tin nhắn tới người nộp hồ sơ và thông báo hồ sơ đã có kết quả, chờ bưu điện trả (nếu đăng ký dịch vụ) hoặc mời đến Trung tâm nhận, gửi kèm theo bản mềm kết quả. Kết quả phần mềm này có giá trị pháp lý như bản giấy, tổ chức, cá nhân có thể dùng để giao dịch trước khi lấy bản giấy.

Khi nhận kết quả, người nộp hồ sơ đưa thông báo của Zalo vào máy đọc mã QR và nhận kết quả. Sau khi kiểm tra kết quả đã đầy đủ và chính xác, ký và ghi rõ họ tên trên bàn ký điện tử để xác nhận đã nhận kết quả. Chữ ký của người nhận kết quả được lưu vào phần mềm, kết thúc hồ sơ.

Những tính năng khi ứng dụng zalo

Trường hợp người nộp hồ sơ không trực tiếp đến nhận kết quả, có thể thực hiện tính năng ủy quyền cho người khác nộp hồ sơ trên zalo, đảm bảo chỉ người đó mới nhận được kết quả. Trước đây phải thực hiện ủy quyền bằng giấy và có xác nhận của địa phương nên rất phiền hà.

Trường hợp hồ sơ khi thụ lý phải yêu cầu bổ sung hồ sơ, cơ quan thẩm định ban hành văn bản, quét và gửi trên phần mềm, Trung tâm Hành chính công kiểm soát, xác nhận, văn bản sẽ được gửi qua Zalo đến người nộp hồ sơ biết, chuẩn bị và nộp bổ sung, không phải trực tiếp đến lấy văn bản như trước đây.

Trường hợp hồ sơ nộp lệ phí sau khi thẩm định, khi Trung tâm nhận kết quả từ cơ quan thụ lý thì phần mềm sẽ thông báo kết quả, gửi file mềm và thông báo số phí, lệ phí phải nộp. Khi đến Trung tâm nhận kết quả thì phải nộp phí tại quầy ngân hàng trước khi lấy kết quả.

Nếu khi thụ lý, hồ sơ bị trả lại do không đủ điều kiện giải quyết, zalo sẽ thông báo để người nộp hồ sơ biết và đến nhận lại hồ sơ.

Thông qua Zalo cũng cho phép người nộp hồ sơ gửi yêu cầu rút hồ sơ hoặc dừng thực hiện TTHC mà không phải mang văn bản đến Trung tâm. Trước đây sẽ phải chuyển văn bản đến Trung tâm và chờ đến ngày cơ quan thụ lý đồng ý cho rút hồ sơ sẽ phải đến một lần nữa để nhận hồ sơ về. Nay gửi yêu cầu qua Zalo và khi cơ quan thụ lý đồng ý trả lại hồ sơ cho Trung tâm, Zalo sẽ thông báo để người nhận hồ sơ đến nhận lại hồ sơ, hoặc đăng ký nhận qua Bưu điện, tiết kiệm thời gian và chi phí.

Nếu có nhu cầu đăng ký nhận kết quả theo đường bưu điện thì người nộp hồ sơ chọn chức năng này trên Zalo để đăng ký và nộp phí tại quầy Bưu điện ở Trung tâm hoặc có thể nộp tại nhà khi nhận kết quả.

Nếu người nộp hồ sơ thường xuyên giao dịch với Trung tâm thì rất thuận lợi vì Zalo cho phép quản lý hồ sơ mình đã giao dịch.

Hằng ngày Zalo sẽ gửi bộ câu hỏi khảo sát đánh giá hài lòng thực hiện TTHC tại Trung tâm vào 20h00 khi mọi người đang rảnh rỗi để Trung tâm điều chỉnh hoạt động của mình ngày càng tốt hơn.

Đây chỉ là kết quả ban đầu, sắp tới tỉnh sẽ ứng dụng giải quyết TTHC trong toàn tỉnh và sẽ ứng dụng tiếp các dịch vụ khác để thông tin và tương tác với người dân như: lĩnh vực giáo dục, y tế, pháp luật mới, xe buýt, ngập lụt, phản ánh kiến nghị với chính quyền,...

Bích Hằng

Các tin đã đưa ngày: